No Tocantins mais de mil unidades não utilizaram papel nos processos através do Sistema de Gestão de Documentos

Desde sua implantação mais de dois milhões de documentos e processos foram gerados
por Tamires Rodrigues/ Governo do Tocantins
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Sistema de Gestão de Documentos é utilizado no Tocantins desde 2012 - Foto: Tamires Rodrigues/ Governo do Tocantins

No Tocantins está disponível a todos os órgãos do Executivo Estadual o Sistema de Gestão de Atendimento (SGD), um sistema seguro e funciona por meio da web, no último ano mais de mil unidades do Estado não utilizaram papel nos processos utilizando o SGD e desde sua implantação mais de dois milhões de documentos e processos digitais foram gerados.

O sistema começou a ser implantado em 2012 em todos os órgãos do Estado, desde então passou por várias atualizações visando expandir o uso da ferramenta em todos os setores. A plataforma digital permite realizar toda a movimentação dos documentos, desde o seu cadastro, distribuição, localização, arquivamento, dentre outros procedimentos.

"A agilidade e inovação de poder tramitar documentos de forma digital incluindo a economia notória quando não há necessidade de impressão em papel é uma das características do SGD. A Agência tem trabalhado para a digitalização dos processos internos e está em fase de estudo a integração do SGD com informações da folha de pagamento, para propiciar agilidade na inclusão de novos usuários", afirmou o gerente de Sistemas Corporativos da ATI Edir Pereira.

Além de reduzir o consumo de papel, o e-Docs realiza a tramitação de documentos e processos de forma eletrônica. Assim, proporciona uma série de vantagens para a administração pública, como agilidade no atendimento das demandas, redução de custos operacionais com deslocamento de processos por mensageria, otimização dos fluxos de trabalho, facilidade de acesso às informações, transparência e segurança dos dados.

A Controladoria-Geral do Estado (CGE) foi um dos órgãos precursores na implantação do SGD no Executivo Estadual, rotineiramente e ativamente o órgão vem participando das atualizações e das melhorias que são demandadas durante todo esse período. “O SGD tem regulamentação própria e ela deve ser obedecida por todos da gestão envolvida, pois a ferramenta é uma via de mão única, sem retrocessos, que atende de forma eficaz e econômica a gestão publica do executivo estadual, proporcionando nos casos de utilização integral, muita economia, como já pudemos verificar na nossa Pasta. A adoção dos procedimentos digitais na CGE é integral, inclusive temos servidores que são multiplicadores dos procedimentos, o que nos propicia uma abrangência maior para o alcance dos resultados que esperamos.”, afirmou o superintendente de Gestão e de Ações de Controle Interno da CGE, Benedito Martiniano da Costa Neto

Treinamento SGD

O treinamento tem como objetivo treinar e capacitar pessoas para utilizarem o sistema SGD, para acessar ao curso o servidor deve acessar o link:  https://ead.ati.to.gov.br/course/view.php?id=3, para o primeiro acesso basta colocar o CPF no login e senha. Pela plataforma EAD já foram treinados 520 servidores, o conteúdo programático inclui o acesso do usuário, listagem de documentos, correntes, tramitados, expedições para recebimentos, prazo de atendimento e resposta, distribuição e assinatura.

O Sistema de Gestão de Documentos - SGD permite iniciar processos, criar e editar documentos, tramitar processos para múltiplas unidades e realizar todas as tarefas necessárias para a análise e os despachos necessários a todos os processos administrativos.

O SGD é usado pelo estado e mantido pela Gerência de Sistemas Corporativos que dá suporte através do e-mail suporte@pae.to.gov.br, vem atualizando constantemente e promovendo facilidades e agilidade para a operacionalização documentações intrasecretarias.

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